Công Bố Mỹ Phẩm Là Gì? Xem Hồ Sơ & Quy Trình Ngay

Vì vậy, cách tiếp cận hiệu quả hơn là xem công bố sản phẩm mỹ phẩm như một phần của kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường.

Bài viết này không chỉ liệt kê một bộ hồ sơ. Thay vào đó, chúng ta sẽ đi từ chính sản phẩm để xem doanh nghiệp cần kiểm tra những gì trước, trong và sau khi thực hiện công bố mỹ phẩm.

Xem thêm: Nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc

Công bố mỹ phẩm bắt đầu từ sản phẩm, không phải từ bộ hồ sơ

Khi nghe đến thủ tục công bố, nhiều người thường nghĩ ngay đến biểu mẫu và giấy tờ.

Nhưng trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần trả lời được những câu hỏi cơ bản:

• Sản phẩm chính xác là gì?
• Tên thương mại cuối cùng là gì?
• Ai sản xuất?
• Sản xuất ở đâu?
• Công thức cuối cùng đã được chốt chưa?
• Sản phẩm được mô tả với công dụng nào?
• Ai chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam?

Nếu những thông tin nền tảng này vẫn liên tục thay đổi, việc chuẩn bị hồ sơ quá sớm có thể dẫn đến phải sửa đổi tài liệu sau đó.

Trước khi công bố mỹ phẩm, hãy “khóa” 5 thông tin quan trọng

1. Tên sản phẩm

Tên sản phẩm xuất hiện trên artwork, tài liệu và thông tin công bố cần được kiểm tra cẩn thận.

Với sản phẩm OEM/ODM, doanh nghiệp nên chốt tên trước khi in bao bì hàng loạt.

2. Công thức cuối cùng

Trong quá trình R&D, một sản phẩm có thể trải qua nhiều phiên bản.

Ví dụ:

Sample 01 → chỉnh độ nhớt → Sample 02 → giảm hương → Sample 03 → Final Formula.

Tài liệu cuối cùng phải dựa trên phiên bản công thức được xác nhận cho sản xuất, không phải một sample cũ.

3. Nhà sản xuất

Cần xác định rõ tên pháp lý và địa chỉ của đơn vị sản xuất.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu nhà máy thay đổi địa chỉ, sáp nhập hoặc có nhiều cơ sở sản xuất.

4. Công dụng sản phẩm

Claim cần phù hợp với bản chất của mỹ phẩm.

Những cách mô tả mang tính điều trị bệnh hoặc khiến sản phẩm được hiểu như thuốc cần được đánh giá cẩn thận trước khi sử dụng.

5. Đơn vị chịu trách nhiệm tại Việt Nam

Doanh nghiệp cần xác định chủ thể chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường theo quy định áp dụng.

Không nên mặc định rằng nhà sản xuất, chủ thương hiệu, nhà xuất khẩu và đơn vị đứng tên tại Việt Nam luôn là cùng một công ty.

Phiếu công bố mỹ phẩm thực sự có ý nghĩa gì?

Khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu theo cơ chế quản lý hiện hành, sản phẩm được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Có một điểm rất quan trọng:

Số tiếp nhận Phiếu công bố không nên được hiểu là giấy chứng nhận rằng cơ quan quản lý đã kiểm nghiệm và chứng nhận toàn bộ chất lượng, độ an toàn hoặc hiệu quả của sản phẩm.

Đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường vẫn phải chịu trách nhiệm đối với sản phẩm theo quy định.

Ví dụ: một serum mới cần chuẩn bị gì trước khi công bố?

Giả sử doanh nghiệp chuẩn bị đưa ra thị trường một sản phẩm:

Barrier Repair Serum – 30 ml – Made in Korea

Trước khi xử lý công bố mỹ phẩm, nên kiểm tra một bảng thông tin cơ bản:

Cách kiểm tra này giúp phát hiện vấn đề trước khi sản phẩm bước vào giai đoạn cuối của dự án.

Công bố mỹ phẩm nhập khẩu khác ở điểm nào?

Đối với sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm việc với đối tác nước ngoài để chuẩn bị các thông tin và tài liệu phù hợp.

Đây chính là lý do một dự án nhập khẩu có thể phức tạp hơn việc chỉ lấy thành phẩm về Việt Nam.

Ví dụ, với mỹ phẩm sản xuất tại Hàn Quốc, có thể phải phối hợp giữa:

Thương hiệu tại Việt Nam → ODM → nhà máy Hàn Quốc → chủ sở hữu sản phẩm hoặc bên có quyền liên quan → đơn vị thực hiện thủ tục tại Việt Nam.

Cấu trúc thực tế phụ thuộc từng dự án.

Xem thêm: Kiểm nghiệm mỹ phẩm ở đâu

4 tài liệu thường khiến người mới làm mỹ phẩm nhầm lẫn

CFS

CFS – Certificate of Free Sale – là Giấy chứng nhận lưu hành tự do.

CFS không phải Phiếu công bố mỹ phẩm.

LOA

LOA – Letter of Authorization – là giấy ủy quyền.

Bên ký LOA cần được xác định dựa trên cấu trúc sở hữu và quyền ủy quyền thực tế của sản phẩm, không nên mặc định nhà máy luôn là bên ký.

COA

COA – Certificate of Analysis – liên quan đến các kết quả/chỉ tiêu phân tích theo phạm vi tài liệu được phát hành.

COA không phải giấy phép lưu hành và cũng không thay thế Phiếu công bố.

PIF

PIF – Product Information File – là Hồ sơ thông tin sản phẩm.

PIF không nên được hiểu đơn giản là một tài liệu dùng để thông quan hàng hóa.

Đây là hệ thống thông tin liên quan đến sản phẩm được quản lý và lưu giữ theo yêu cầu áp dụng.

Đừng đợi sản xuất xong mới kiểm tra hồ sơ công bố mỹ phẩm

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất đối với sản phẩm OEM/ODM.

Hãy tưởng tượng sản phẩm đã sản xuất 5.000 chai, hộp giấy đã in xong và sau đó mới phát hiện:

• Tên nhà sản xuất bị sai.
• Địa chỉ trên artwork sử dụng thông tin cũ.
• Tên sản phẩm khác với tài liệu.
• Claim cần điều chỉnh.
• Công thức gửi cho đơn vị xử lý hồ sơ không phải Final Formula.

Chi phí sửa chữa lúc này có thể cao hơn rất nhiều so với việc kiểm tra từ trước sản xuất.

Artwork nên được kiểm tra trước khi in hàng loạt

Artwork không chỉ là thiết kế đẹp hay xấu.

Nó còn chứa nhiều thông tin liên quan đến sản phẩm.

Trước khi PRINT CONFIRM, nên kiểm tra ít nhất:

• Brand Name.
• Product Name.
• Net Content.
• Manufacturer.
• Address.
• Country of Origin.
• Ingredient Information.
• Claims.
• Hướng dẫn và cảnh báo khi áp dụng.

Thông tin cần thể hiện cụ thể trên nhãn phải tuân theo quy định áp dụng cho sản phẩm và thị trường lưu thông.

Một lỗi nhỏ về địa chỉ có đáng quan tâm không?

Có.

Trong giao tiếp thông thường, khác biệt nhỏ trong cách viết địa chỉ có thể không đáng kể. Nhưng khi xử lý tài liệu sản phẩm, doanh nghiệp nên kiểm tra sự nhất quán giữa các giấy tờ.

Đặc biệt cần chú ý khi:

• Nhà máy vừa thay đổi địa chỉ.
• Doanh nghiệp sáp nhập.
• Tên pháp lý thay đổi.
• Địa giới hành chính thay đổi.
• Tài liệu cũ và mới được phát hành ở hai thời điểm khác nhau.

Nếu phát hiện sự khác nhau, nên xác minh nguyên nhân thay vì tự sửa thông tin trên tài liệu.

Công thức mỹ phẩm cần kiểm tra điều gì?

Không nên chỉ nhìn vào danh sách ingredient để xem sản phẩm “có thành phần hot hay không”.

Ở góc độ hồ sơ, cần chú ý:

• Tên thành phần.
• Phiên bản công thức.
• Tỷ lệ khi cần thiết theo yêu cầu.
• Chức năng của thành phần.
• Các thành phần bị cấm hoặc hạn chế.
• Sự phù hợp giữa công thức và claim.

Với sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp nên yêu cầu đúng phiên bản Final Formula được sử dụng trong sản xuất.

Claim mỹ phẩm: viết càng mạnh chưa chắc càng tốt

Marketing thường muốn sử dụng những câu càng mạnh càng dễ thu hút khách hàng.

Nhưng với mỹ phẩm, claim cần phù hợp với bản chất sản phẩm và quy định áp dụng.

Cần đặc biệt cẩn thận với các từ ngữ liên quan đến:

• Điều trị.
• Chữa bệnh.
• Trị mụn.
• Điều trị rụng tóc.
• Thay đổi cấu trúc sinh lý.
• Các tuyên bố mang tính y khoa.

Một sản phẩm được phát triển dưới dạng mỹ phẩm không nên được quảng bá như một loại thuốc.

Công bố mỹ phẩm và kiểm nghiệm mỹ phẩm không phải một việc

Đây là hai khái niệm thường bị gộp chung.

Công bố mỹ phẩm liên quan đến thủ tục quản lý để đưa sản phẩm thuộc phạm vi áp dụng ra thị trường.

Kiểm nghiệm mỹ phẩm là hoạt động thử nghiệm mẫu đối với những chỉ tiêu cụ thể.

Kết quả kiểm nghiệm không tự động trở thành Phiếu công bố, và Phiếu công bố cũng không phải phiếu kết quả kiểm nghiệm.

Công bố mỹ phẩm cũng khác đăng ký thương hiệu

Đăng ký thương hiệu/nhãn hiệu thuộc câu chuyện bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.

Công bố sản phẩm thuộc câu chuyện quản lý mỹ phẩm đưa ra thị trường.

Một thương hiệu mới có thể cần quan tâm cả hai nhưng mục đích và thủ tục hoàn toàn khác nhau.

Sau khi có số công bố mỹ phẩm là xong chưa?

Chưa.

Đây là điểm mà nhiều thương hiệu mới thường bỏ qua.

Sau khi sản phẩm được đưa ra thị trường, doanh nghiệp vẫn cần quan tâm đến:

• Chất lượng sản phẩm.
• PIF.
• Nhãn sản phẩm.
• Thông tin quảng cáo.
• Claim.
• Khả năng truy xuất lô.
• Các thay đổi liên quan đến sản phẩm.
• Thời hạn của số tiếp nhận.

Do đó, công bố không phải “đích đến cuối cùng” của quản lý sản phẩm.

Khi sản phẩm thay đổi, hồ sơ cũ có còn dùng được không?

Không nên mặc định rằng sau khi đã có số tiếp nhận thì có thể thay đổi tùy ý.

Nếu thay đổi:

• Tên sản phẩm.
• Công thức.
• Nhà sản xuất.
• Địa chỉ.
• Đơn vị chịu trách nhiệm.
• Các thông tin quan trọng khác.

doanh nghiệp cần xác định thay đổi đó thuộc trường hợp được cập nhật theo thủ tục tương ứng hay cần thực hiện công bố mới theo quy định đang áp dụng.

Công bố mỹ phẩm Hàn Quốc nên được chuẩn bị từ giai đoạn nào?

Với một dự án sản xuất tại Hàn Quốc, thời điểm phù hợp để bắt đầu quan tâm đến hồ sơ không phải sau ngày xuất hàng.

Nên xem xét vấn đề này khi:

Concept → R&D → Final Formula → Packaging → Artwork → Production.

Trước khi artwork được in hàng loạt, các thông tin quan trọng nên được kiểm tra.

Cách làm này giúp hạn chế tình trạng sản phẩm vật lý đã hoàn thiện nhưng tài liệu phía Hàn Quốc và thông tin sử dụng tại Việt Nam không đồng nhất.

Xem thêm: Công ty gia công mỹ phẩm TPHCM 

ODM đóng vai trò gì trong dự án công bố mỹ phẩm Hàn Quốc?

ODM tại Hàn Quốc không thay thế cơ quan quản lý hoặc đơn vị chuyên môn thực hiện thủ tục tại Việt Nam.

Vai trò của ODM là phối hợp phần việc thuộc dự án phía Hàn Quốc.

Ví dụ:

• Xác nhận thông tin nhà máy.
• Phối hợp Final Formula.
• Specification.
• COA.
• Trao đổi CFS khi áp dụng.
• Phối hợp LOA theo cấu trúc phù hợp.
• Kiểm tra thông tin artwork với các bên liên quan.
• Phối hợp các tài liệu kỹ thuật khác theo phạm vi dự án.

Nhà máy là đơn vị trực tiếp sản xuất, còn ODM thay mặt khách hàng phối hợp và quản lý các đầu việc của dự án tại Hàn Quốc.

Ví dụ quy trình phối hợp Việt Nam – Hàn Quốc

Đối với một thương hiệu Việt Nam đặt sản xuất serum tại Hàn Quốc, có thể hình dung luồng công việc như sau:

Thương hiệu Việt Nam
↓
Xác định concept sản phẩm
↓
ODM Hàn Quốc
↓
Phối hợp R&D và nhà máy
↓
Final Formula
↓
Chốt packaging và artwork
↓
Kiểm tra thông tin cần thiết cho hồ sơ
↓
Sản xuất
↓
Phối hợp tài liệu phía Hàn Quốc
↓
Đơn vị tại Việt Nam
↓
Thực hiện công bố và các thủ tục liên quan theo quy định
↓
Nhập khẩu và đưa sản phẩm ra thị trường khi đáp ứng điều kiện.

12 điểm nên kiểm tra trước khi gửi hồ sơ công bố mỹ phẩm

• □ Tên sản phẩm đã chốt.
• □ Tên thương hiệu chính xác.
• □ Final Formula đã xác nhận.
• □ Tên nhà sản xuất chính xác.
• □ Địa chỉ nhà sản xuất chính xác.
• □ Chủ sở hữu sản phẩm đã xác định.
• □ Đơn vị chịu trách nhiệm tại Việt Nam đã xác định.
• □ Claim đã kiểm tra.
• □ Artwork đã đối chiếu.
• □ LOA được kiểm tra khi áp dụng.
• □ CFS được kiểm tra khi áp dụng.
• □ Các tài liệu đang sử dụng là phiên bản cuối cùng.

Những lỗi có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian xử lý lại hồ sơ

Một số lỗi không nhất thiết xuất phát từ sản phẩm kém chất lượng mà đơn giản do thông tin giữa các bên không thống nhất.

Ví dụ:

• R&D giữ Formula Version 03 nhưng hồ sơ sử dụng Version 02.
• Artwork ghi địa chỉ nhà máy cũ.
• CFS và LOA sử dụng tên sản phẩm khác nhau.
• Tên thương mại được thay đổi sau khi hộp đã in.
• Không xác định rõ chủ thể có quyền ký LOA.
• Claim marketing được bổ sung sau khi artwork đã duyệt.
• Nhầm COA với C/O.
• Nhầm PIF với bộ hồ sơ thông quan.

Vì vậy, quản lý phiên bản tài liệu là một phần rất quan trọng của dự án mỹ phẩm.

Xem thêm: Công thức mỹ phẩm hot trend 

Câu hỏi thường gặp về công bố mỹ phẩm

Công bố mỹ phẩm có phải giấy phép chất lượng không?

Không nên hiểu như vậy. Số tiếp nhận Phiếu công bố không đồng nghĩa cơ quan quản lý chứng nhận toàn bộ chất lượng, độ an toàn và hiệu quả của sản phẩm.

Có CFS thì đã được bán mỹ phẩm tại Việt Nam chưa?

Không. CFS không thay thế việc thực hiện thủ tục công bố và các nghĩa vụ khác áp dụng tại Việt Nam.

CFS và COA có giống nhau không?

Không. CFS liên quan đến chứng nhận lưu hành tự do trong phạm vi chứng nhận, còn COA liên quan đến kết quả/chỉ tiêu phân tích theo tài liệu được phát hành.

C/O có phải COA không?

Không. C/O là Certificate of Origin – chứng nhận xuất xứ; COA là Certificate of Analysis. Hai tài liệu có mục đích hoàn toàn khác nhau.

Có thể chuẩn bị công bố trước khi sản xuất không?

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị và kiểm tra nhiều thông tin từ trước sản xuất. Tuy nhiên, tài liệu sử dụng cho thủ tục phải dựa trên thông tin cuối cùng, chính xác của sản phẩm và đáp ứng quy định tại thời điểm thực hiện.

Mỹ phẩm gia công tại Hàn Quốc ai chuẩn bị hồ sơ?

Cần chia rõ phần việc. ODM/nhà máy và các bên liên quan tại Hàn Quốc phối hợp những tài liệu thuộc phạm vi phía Hàn Quốc; đơn vị chịu trách nhiệm tại Việt Nam thực hiện hoặc phối hợp với đơn vị chuyên môn để xử lý thủ tục tại Việt Nam.

Công thức thay đổi sau khi công bố thì sao?

Cần đánh giá loại thay đổi và quy định đang áp dụng để xác định thủ tục phù hợp. Không nên tiếp tục sử dụng hồ sơ cũ một cách mặc định.

Kết luận

Công bố mỹ phẩm không nên được xem là một công việc giấy tờ tách biệt được thực hiện sau khi sản phẩm đã hoàn thành.

Đối với một thương hiệu mỹ phẩm, việc chuẩn bị nên bắt đầu từ những thông tin cơ bản nhất: tên sản phẩm – công thức – nhà sản xuất – claim – artwork – đơn vị chịu trách nhiệm – tài liệu liên quan.

Đặc biệt với mỹ phẩm OEM/ODM Hàn Quốc, kiểm tra hồ sơ song song với quá trình phát triển sản phẩm có thể giúp hạn chế tình trạng sản phẩm đã sản xuất nhưng thông tin trên bao bì và tài liệu không đồng nhất.

ODM phụ trách phối hợp dự án và các tài liệu thuộc phạm vi phía Hàn Quốc; còn thủ tục công bố, nhập khẩu và lưu hành tại Việt Nam cần được thực hiện theo quy định hiện hành với chủ thể và đơn vị chuyên môn phù hợp.

Nếu đang phát triển mỹ phẩm thương hiệu riêng tại Hàn Quốc, hãy chuẩn bị yêu cầu về hồ sơ ngay từ giai đoạn chốt Final Formula và artwork thay vì đợi đến khi hàng đã hoàn thành.