Xem thêm: TOP 9 dòng mỹ phẩm hot trend tại Hàn Quốc
Giấy công bố mỹ phẩm là gì?
Trong thực tế kinh doanh, nhiều doanh nghiệp gọi ngắn gọn là giấy công bố mỹ phẩm. Về thủ tục, doanh nghiệp tiến hành công bố sản phẩm và sau khi hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, sản phẩm sẽ có số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Số tiếp nhận này là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình nhập khẩu và đưa sản phẩm ra thị trường. Tuy nhiên, việc có số tiếp nhận Phiếu công bố không có nghĩa cơ quan quản lý xác nhận toàn bộ công dụng hay chất lượng của sản phẩm. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đối với tính an toàn, chất lượng và thông tin đã công bố.
Tại sao phải chuẩn bị công bố trước khi nhập khẩu?
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu từ Hàn Quốc, công bố sản phẩm có liên quan trực tiếp đến kế hoạch nhập khẩu thương mại. Nếu hồ sơ pháp lý của sản phẩm chưa được chuẩn bị đồng bộ với thông tin sản xuất, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng phải yêu cầu phía Hàn Quốc chỉnh sửa giấy ủy quyền, thông tin nhà sản xuất, tên sản phẩm hoặc các tài liệu liên quan.
Do đó, phương án hiệu quả hơn là chuẩn bị bộ thông tin dùng cho công bố ngay từ khi sản phẩm đang trong giai đoạn phát triển tại Hàn Quốc.
Hồ sơ Giấy công bố mỹ phẩm nhập khẩu cần những gì?
Đối với sản phẩm được sản xuất tại Hàn Quốc và nhập khẩu vào Việt Nam, hồ sơ sẽ được chuẩn bị căn cứ vào quy định hiện hành và tình trạng thực tế của từng sản phẩm.
Những tài liệu quan trọng thường liên quan đến:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm với thông tin sản phẩm và thành phần theo yêu cầu.
- Giấy ủy quyền từ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do – CFS trong trường hợp hồ sơ thuộc diện yêu cầu theo quy định hiện hành.
- Thông tin về nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm và đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Thông tin thành phần, mục đích sử dụng và dạng sản phẩm.
Do yêu cầu đối với giấy tờ nước ngoài có thể liên quan đến hình thức chứng nhận, hợp pháp hóa hoặc quy định theo từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên để đơn vị dịch vụ giấy công bố mỹ phẩm tại Việt Nam kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.
INCI List cần được thống nhất từ đầu
Một phần đặc biệt quan trọng là danh sách thành phần mỹ phẩm. Công thức mà nhà máy sử dụng để sản xuất cần được đối chiếu với thông tin thành phần dùng trong hồ sơ giấy công bốmỹ phẩm.
Với sản phẩm gia công tại Hàn Quốc, ODM có thể phối hợp với phòng R&D và nhà máy để chuẩn bị INCI List, tỷ lệ thành phần hoặc các tài liệu kỹ thuật cần thiết theo phạm vi được phép cung cấp.
Việc kiểm tra này từ sớm giúp thương hiệu hạn chế tình trạng sản phẩm đã sản xuất nhưng hồ sơ tại Việt Nam lại phát sinh yêu cầu chỉnh sửa thông tin.
Xem thêm: Top 3 nhà máy gia công mỹ phẩm lớn nhất Hàn Quốc
Kiểm nghiệm mỹ phẩm có bắt buộc phải thực hiện tại Việt Nam không?
Một câu hỏi thường gặp khi đặt gia công tại Hàn Quốc là: “Mỹ phẩm có thể kiểm nghiệm tại Hàn Quốc trước khi xuất khẩu hay không?”
Câu trả lời là có thể thực hiện các chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp tại các cơ quan, phòng thử nghiệm hoặc tổ chức kiểm nghiệm uy tín tại Hàn Quốc. Hàn Quốc có hệ thống quản lý mỹ phẩm, tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra chất lượng dưới sự quản lý của Ministry of Food and Drug Safety – MFDS.
Tùy từng loại mỹ phẩm và mục tiêu của thương hiệu, sản phẩm có thể được xem xét thực hiện các thử nghiệm phù hợp như kiểm tra chỉ tiêu chất lượng, vi sinh, kim loại nặng, độ ổn định hoặc những thử nghiệm liên quan khác.
Kiểm nghiệm và giấy công bố mỹ phẩm là hai vấn đề khác nhau
Doanh nghiệp cần phân biệt kiểm nghiệm mỹ phẩm với giấy công bố mỹ phẩm.
Kiểm nghiệm nhằm đánh giá những chỉ tiêu nhất định của sản phẩm dựa trên mẫu thử và phương pháp kiểm tra. Trong khi đó, giấy công bố mỹ phẩm là thủ tục pháp lý để sản phẩm được đưa vào lưu thông theo quy định.
Vì vậy, không nên hiểu rằng chỉ cần có phiếu kiểm nghiệm tại Hàn Quốc là có thể nhập khẩu và bán sản phẩm ngay tại Việt Nam. Hai công việc này có mục đích khác nhau và cần được bố trí trong một quy trình pháp lý tổng thể.
Vai trò của ODM trong quá trình làm giấy công bố mỹ phẩm
Trong mô hình hợp tác mà chúng tôi triển khai, ODM không đơn thuần là đơn vị trung gian chuyển đơn hàng cho một nhà máy.
ODM là đối tác phát triển sản phẩm tại Hàn Quốc và tham gia trực tiếp vào quá trình từ ý tưởng đến khi sản phẩm hoàn thiện để xuất khẩu và hướng dẫn xin giấy công bố để nhập hàng về.
1. Nghiên cứu xu hướng mỹ phẩm trước khi phát triển sản phẩm
Thị trường mỹ phẩm thay đổi nhanh. Một công thức phổ biến vài năm trước chưa chắc còn tạo được lợi thế cạnh tranh khi thương hiệu ra mắt sản phẩm mới.
ODM nghiên cứu xu hướng thị trường Hàn Quốc để đề xuất những dòng mỹ phẩm bắt trend, dạng sản phẩm đang được quan tâm và nhóm thành phần phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện tại.
2. Tư vấn công thức có điểm khác biệt
Thay vì lựa chọn một công thức có sẵn chỉ vì giá thành thấp, thương hiệu nên xác định rõ đối tượng khách hàng, phân khúc giá và hiệu quả sản phẩm muốn hướng đến.
ODM phối hợp với bộ phận nghiên cứu của nhà máy để tư vấn công thức mỹ phẩm, lựa chọn thành phần và texture phù hợp nhằm tạo ra sản phẩm có khả năng cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.
3. Phối hợp trực tiếp với hệ thống nhà máy tại Hàn Quốc
Để một sản phẩm hoàn chỉnh ra đời cần nhiều đơn vị tham gia. ODM trực tiếp phối hợp với:
- Nhà máy sản xuất mỹ phẩm.
- Phòng nghiên cứu và phát triển công thức.
- Nhà máy sản xuất chai, lọ, tuýp và bao bì.
- Nhà máy in hộp giấy và nhãn sản phẩm.
- Đơn vị kiểm nghiệm tại Hàn Quốc khi cần.
- Đơn vị liên quan đến hồ sơ và xuất khẩu.
Nhờ đó, công thức, bao bì và hồ sơ sản phẩm được quản lý theo cùng một kế hoạch thay vì thương hiệu phải tự liên hệ riêng lẻ với nhiều nhà cung cấp.
4. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý tại Hàn Quốc
ODM phối hợp chuẩn bị những hồ sơ cần thiết từ phía Hàn Quốc như thông tin sản xuất, thành phần, tài liệu liên quan đến CFS, LOA, PIF hoặc những giấy tờ cần thiết tùy theo từng dự án và yêu cầu của thị trường nhập khẩu.
Đây là một trong những điểm khác biệt quan trọng giữa việc chỉ tìm một nhà máy sản xuất và lựa chọn một đơn vị ODM có khả năng quản lý toàn bộ dự án.
Làm giấy công bố mỹ phẩm tại Việt Nam thông qua công ty dịch vụ
Sau khi phía Hàn Quốc chuẩn bị các tài liệu liên quan, doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam nên làm việc với công ty dịch vụ chuyên vềgiấy công bố mỹ phẩm để kiểm tra và thực hiện thủ tục tại Việt Nam.
ODM tại Hàn Quốc không thay thế công ty dịch vụ pháp lý của Việt Nam. Thay vào đó, ODM cung cấp và phối hợp xử lý tài liệu phía Hàn Quốc, đồng thời hướng dẫn thương hiệu các bước cần thực hiện sau khi sản phẩm được xuất đi.
Quy trình phối hợp Hàn Quốc – Việt Nam
Một dự án có thể được triển khai theo trình tự:
- Khách hàng đưa ra ý tưởng và phân khúc sản phẩm.
- ODM nghiên cứu xu hướng và đề xuất concept.
- Phát triển và lựa chọn công thức.
- Lựa chọn chai lọ, bao bì và thiết kế.
- Làm mẫu thử và xác nhận sản phẩm.
- Tiến hành các kiểm nghiệm cần thiết tại Hàn Quốc.
- Chuẩn bị thông tin thành phần và hồ sơ liên quan.
- Công ty dịch vụ tại Việt Nam kiểm tra hồ sơ công bố.
- Điều chỉnh tài liệu phía Hàn Quốc nếu cần.
- Thực hiện xin giấy công bố mỹ phẩm tại Việt Nam.
- Sản xuất hàng loạt và hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu.
- Xuất hàng từ Hàn Quốc về Việt Nam.
- ODM hướng dẫn doanh nghiệp phối hợp đơn vị dịch vụ thực hiện các bước nhập khẩu tiếp theo.
Xem thêm: Kiểm nghiệm mỹ phẩm có thực sự quan trọng?
Tại sao nên chuẩn bị giấy công bố mỹ phẩm ngay từ giai đoạn sản xuất?
Một trong những sai lầm mà thương hiệu mới thường gặp là tập trung hoàn toàn vào mẫu mã và công thức, sau khi hàng đã hoàn thiện mới bắt đầu hỏi về thủ tục pháp lý.
Khi đó, nếu tên sản phẩm, thông tin công dụng, thành phần hoặc hồ sơ của nhà sản xuất chưa phù hợp, việc điều chỉnh có thể phức tạp hơn.
Ngược lại, nếu hồ sơ giấy công bố mỹ phẩm được xem xét song song với quá trình phát triển sản phẩm, ODM có thể kiểm tra sớm các thông tin cần thiết và trao đổi với đơn vị dịch vụ Việt Nam trước khi sản xuất hàng loạt.
ODM – giải pháp phát triển thương hiệu mỹ phẩm Hàn Quốc trọn quy trình
Đối với một thương hiệu Việt Nam muốn đặt sản xuất tại Hàn Quốc, việc tìm được một nhà máy tốt mới chỉ là một phần của dự án.
Một sản phẩm thành công còn cần sự kết hợp giữa nghiên cứu thị trường, công thức, thiết kế bao bì, kiểm nghiệm, hồ sơ pháp lý, sản xuất và xuất khẩu.
ODM đóng vai trò là đối tác tại Hàn Quốc, trực tiếp tham gia lên kế hoạch và quản lý quá trình sản xuất cùng các đơn vị nhà máy sản xuất, nhà máy chai lọ, nhà máy in ấn bao bì và các đối tác chuyên môn liên quan.
Sau khi hàng hóa được sản xuất và xuất khẩu, ODM tiếp tục hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các bước cần thiết để phối hợp với công ty dịch vụ tại Việt Nam thực hiện thủ tục làm giấy công bố mỹ phẩm, nhập khẩu và đưa sản phẩm ra thị trường theo quy định.
Kết luận
Giấy công bố mỹ phẩm là một phần quan trọng trong kế hoạch đưa mỹ phẩm Hàn Quốc về Việt Nam kinh doanh. Thay vì đợi đến khi sản phẩm đã hoàn thiện mới chuẩn bị hồ sơ, thương hiệu nên kết hợp kế hoạch pháp lý ngay từ giai đoạn lựa chọn công thức và thiết kế sản phẩm.
Với mô hình ODM tại Hàn Quốc, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ xuyên suốt từ nghiên cứu sản phẩm bắt trend, tư vấn công thức, làm mẫu, lựa chọn bao bì, sản xuất, kiểm nghiệm tại các đơn vị uy tín ở Hàn Quốc, chuẩn bị hồ sơ đến xuất khẩu. Tại Việt Nam, doanh nghiệp tiếp tục phối hợp với đơn vị dịch vụ chuyên môn để thực hiện thủ tục công bố và nhập khẩu.
Việc kết nối ngay từ đầu giữa ODM Hàn Quốc – thương hiệu – công ty dịch vụ tại Việt Nam sẽ giúp quy trình phát triển sản phẩm đồng bộ hơn và giảm những điều chỉnh không cần thiết trước khi sản phẩm chính thức được đưa ra thị trường.
