Đối với doanh nghiệp đang có kế hoạch xây dựng thương hiệu riêng bằng hình thức đặt sản xuất tại Hàn Quốc, làm giấy công bố mỹ phẩm là một trong những công việc cần được tính toán ngay từ giai đoạn phát triển sản phẩm. Trên thực tế, nhiều thương hiệu chỉ quan tâm đến thủ tục công bố sau khi đã chốt công thức, in bao bì hoặc thậm chí hoàn thành sản xuất. Điều này có thể làm phát sinh việc chỉnh sửa tài liệu, thay đổi nội dung nhãn hoặc yêu cầu phía Hàn Quốc cấp lại một số giấy tờ.
Xem thêm: Kiểm nghiệm mỹ phẩm ở đâu tại Hàn Quốc?
Làm giấy công bố mỹ phẩm nên bắt đầu từ thời điểm nào?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ khi hàng hóa chuẩn bị về Việt Nam mới cần tìm hiểu thủ tục công bố. Tuy nhiên, với sản phẩm đặt gia công ở nước ngoài, cách làm này có thể khiến tiến độ bị động.
Thông tin thể hiện trên hồ sơ công bố liên quan trực tiếp đến nhiều dữ liệu được hình thành từ phía nhà sản xuất như tên sản phẩm, nhà sản xuất, chủ sở hữu, danh sách thành phần và mục đích sử dụng. Vì vậy, tốt nhất doanh nghiệp nên bắt đầu kiểm tra yêu cầu pháp lý ngay trong quá trình phát triển sản phẩm.
Đừng chờ sản xuất xong mới kiểm tra hồ sơ
Ví dụ, thương hiệu đã hoàn thiện thiết kế hộp và đặt in số lượng lớn nhưng sau đó phát hiện cách mô tả công dụng chưa phù hợp với định hướng công bố. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lại artwork hoặc nội dung nhãn.
Tương tự, nếu tên công ty sản xuất, chủ sở hữu thương hiệu hoặc tên sản phẩm trên các tài liệu của Hàn Quốc không thống nhất, quá trình chuẩn bị hồ sơ tại Việt Nam cũng có thể mất thêm thời gian để đối chiếu.
Do đó, nguyên tắc nên áp dụng là:
- Chốt công thức nhưng đồng thời kiểm tra INCI.
- Thiết kế bao bì nhưng đồng thời kiểm tra nội dung dự kiến công bố.
- Chuẩn bị sản xuất nhưng đồng thời chuẩn bị giấy tờ từ phía Hàn Quốc.
- Trước khi xuất khẩu nên để đơn vị dịch vụ tại Việt Nam rà soát bộ hồ sơ.
Làm giấy công bố mỹ phẩm thực chất là làm gì?
Trong cách gọi phổ biến của doanh nghiệp, mọi người thường sử dụng cụm từ “giấy công bố mỹ phẩm”. Tuy nhiên, kết quả của thủ tục được hiểu chính xác hơn là số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Đây là một bước pháp lý quan trọng đối với mỹ phẩm nhập khẩu trước khi đưa sản phẩm ra lưu thông tại Việt Nam. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về thông tin đã công bố, tính an toàn và chất lượng của sản phẩm.
Công bố không phải là giấy chứng nhận chất lượng
Một điểm cần phân biệt là số tiếp nhận Phiếu công bố không phải giấy chứng nhận rằng cơ quan quản lý đã kiểm nghiệm và xác nhận mọi công dụng của sản phẩm.
Vì vậy, doanh nghiệp vẫn cần quản lý chất lượng, hồ sơ sản phẩm, dữ liệu thành phần và các tài liệu liên quan trong suốt quá trình sản phẩm được lưu hành trên thị trường.
Những thông tin cần thống nhất trước khi làm giấy công bố mỹ phẩm
Đối với một sản phẩm đặt gia công tại Hàn Quốc, việc làm hồ sơ thuận lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào khả năng thống nhất dữ liệu ngay từ đầu.
1. Tên sản phẩm
Tên sản phẩm trên bao bì, chứng từ và tài liệu cung cấp cho đơn vị thực hiện công bố cần được đối chiếu cẩn thận.
Nếu thương hiệu thay đổi tên sau khi đã chuẩn bị hồ sơ, các tài liệu liên quan cũng có thể cần điều chỉnh theo.
2. Danh sách thành phần INCI
INCI List là tài liệu đặc biệt quan trọng. ODM cần làm việc với nhà máy và phòng nghiên cứu để lấy danh sách thành phần chính xác của công thức đã được thương hiệu xác nhận.
Không nên sử dụng danh sách thành phần của mẫu thử cũ khi công thức sản xuất cuối cùng đã có điều chỉnh.
3. Công dụng sản phẩm
Công dụng được thể hiện trên nhãn và nội dung sử dụng trong hồ sơ cần phù hợp với bản chất của mỹ phẩm.
Đây cũng là lý do thương hiệu nên tránh thiết kế bao bì hoàn chỉnh quá sớm trước khi kiểm tra nội dung với bên có chuyên môn về thủ tục mỹ phẩm tại Việt Nam.
4. Nhà sản xuất và chủ sở hữu sản phẩm
Trong hệ thống gia công mỹ phẩm Hàn Quốc có thể có nhiều bên tham gia: nhà máy trực tiếp sản xuất, ODM quản lý dự án, chủ sở hữu sản phẩm và doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam.
Vai trò của từng đơn vị cần được xác định rõ để các giấy tờ không bị mâu thuẫn với nhau.
Hồ sơ từ Hàn Quốc cần phối hợp như thế nào?
Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp thường phải phối hợp với phía nước ngoài để chuẩn bị các giấy tờ cần thiết theo quy định và trường hợp cụ thể của sản phẩm.
Các tài liệu có thể liên quan đến:
- Thông tin sản phẩm và thành phần.
- Giấy ủy quyền – LOA.
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do – CFS trong trường hợp áp dụng.
- Thông tin nhà sản xuất và chủ sở hữu.
- Tài liệu chất lượng và hồ sơ sản phẩm.
- Các tài liệu phục vụ PIF khi cần.
Do yêu cầu pháp lý có thể thay đổi theo từng trường hợp, doanh nghiệp không nên tự giả định rằng một bộ hồ sơ của sản phẩm trước có thể sử dụng nguyên trạng cho sản phẩm khác.
Tại sao cần công ty dịch vụ tại Việt Nam kiểm tra?
ODM Hàn Quốc hiểu phía sản xuất và có thể chuẩn bị tài liệu từ Hàn Quốc. Tuy nhiên, việc làm giấy công bố mỹ phẩm tại Việt Nam nên thông qua công ty dịch vụ chuyên môn hoặc đơn vị pháp lý có kinh nghiệm thực hiện hồ sơ mỹ phẩm.
Đơn vị dịch vụ tại Việt Nam sẽ kiểm tra yêu cầu của hồ sơ, hướng dẫn cách chuẩn bị tài liệu và thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành.
Trong khi đó, ODM sẽ phối hợp cung cấp hoặc điều chỉnh những giấy tờ cần thiết từ phía Hàn Quốc.
Xem thêm: Thuế nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc
ODM Hàn Quốc đóng vai trò gì trong toàn bộ dự án?
ODM trong mô hình này không phải đơn vị trung gian chỉ nhận đơn hàng rồi chuyển cho một nhà máy. ODM trực tiếp tham gia vào quá trình lên kế hoạch và quản lý dự án từ khi khách hàng mới có ý tưởng cho đến khi hàng hóa được hoàn thiện và xuất khẩu.
Nghiên cứu sản phẩm bắt trend trước khi sản xuất
Trước khi chọn công thức, ODM nghiên cứu xu hướng mỹ phẩm tại Hàn Quốc và thị trường mục tiêu để đề xuất những dòng sản phẩm đang có tiềm năng.
Xu hướng có thể thể hiện ở:
- Nhóm thành phần mới được người tiêu dùng quan tâm.
- Texture mới và trải nghiệm sử dụng khác biệt.
- Thiết kế bao bì hiện đại.
- Nhóm sản phẩm đang tăng nhu cầu.
- Cách kết hợp hoạt chất phù hợp với từng concept.
Điều quan trọng không phải chạy theo mọi xu hướng, mà là chọn xu hướng phù hợp với khách hàng mục tiêu và phân khúc giá của thương hiệu.
Tư vấn công thức tạo hiệu quả nổi trội
Sau khi xác định concept, ODM phối hợp với phòng R&D của nhà máy để lựa chọn hoặc phát triển công thức.
Thay vì chỉ hỏi “công thức nào rẻ nhất?”, thương hiệu nên xác định rõ sản phẩm muốn giải quyết nhu cầu gì, cảm giác sử dụng như thế nào và đâu là thành phần chủ đạo muốn truyền thông.
Từ đó ODM có thể tư vấn công thức cân bằng giữa hiệu quả sử dụng, xu hướng, texture, giá thành và tính khả thi khi sản xuất.
Phối hợp nhiều nhà máy trong một dự án
Để hoàn thiện một sản phẩm mỹ phẩm, thường không chỉ có một nhà máy tham gia.
ODM có thể trực tiếp phối hợp với:
- Nhà máy sản xuất mỹ phẩm.
- Phòng nghiên cứu công thức.
- Nhà máy sản xuất chai lọ.
- Nhà máy sản xuất tuýp.
- Đơn vị in hộp giấy và nhãn.
- Đơn vị kiểm nghiệm.
- Đối tác liên quan đến chứng từ và xuất khẩu.
Nhờ vậy, khách hàng không phải tự quản lý hàng loạt nhà cung cấp riêng biệt tại Hàn Quốc.
Xem thêm: Bao Bì Mỹ Phẩm Đẹp Hàn Quốc
Kiểm nghiệm mỹ phẩm có thể thực hiện tại Hàn Quốc không?
Kiểm nghiệm mỹ phẩm có thể được thực hiện tại Hàn Quốc thông qua các cơ quan, tổ chức hoặc phòng thử nghiệm uy tín phù hợp với yêu cầu của từng sản phẩm.
Hàn Quốc có hệ thống quản lý sản xuất và chất lượng mỹ phẩm dưới cơ quan Ministry of Food and Drug Safety – MFDS. Khi cần kiểm nghiệm, ODM có thể phối hợp xác định nhóm chỉ tiêu và tìm đơn vị kiểm nghiệm phù hợp.
Có thể kiểm tra những chỉ tiêu nào?
Tùy loại mỹ phẩm và mục đích kiểm tra, doanh nghiệp có thể trao đổi với đơn vị chuyên môn về các nhóm thử nghiệm như:
- Kiểm tra vi sinh.
- Kiểm tra một số chỉ tiêu chất lượng.
- Kiểm tra kim loại nặng khi phù hợp.
- Thử nghiệm độ ổn định.
- Thử nghiệm tương thích sản phẩm – bao bì.
- Các thử nghiệm chuyên biệt theo đặc tính sản phẩm.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng phiếu kiểm nghiệm và hồ sơ công bố là hai vấn đề khác nhau. Việc sản phẩm được kiểm nghiệm tại Hàn Quốc không tự động thay thế thủ tục công bố sản phẩm tại Việt Nam.
Quy trình từ đặt gia công đến làm giấy công bố mỹ phẩm
Để hạn chế phát sinh, doanh nghiệp có thể tổ chức dự án theo trình tự sau:
- Xác định phân khúc và khách hàng mục tiêu.
- ODM nghiên cứu xu hướng và đề xuất sản phẩm.
- Lựa chọn concept và công thức.
- Tiến hành làm mẫu.
- Điều chỉnh và xác nhận mẫu cuối cùng.
- Lựa chọn chai lọ và bao bì.
- Kiểm tra nội dung thiết kế.
- Chuẩn bị danh sách thành phần và thông tin sản phẩm.
- Gửi bộ thông tin cho đơn vị dịch vụ tại Việt Nam kiểm tra.
- ODM phối hợp chuẩn bị giấy tờ từ Hàn Quốc.
- Thực hiện các kiểm nghiệm phù hợp tại Hàn Quốc khi cần.
- Công ty dịch vụ tiến hành hồ sơ công bố tại Việt Nam.
- Nhà máy triển khai sản xuất hàng loạt.
- Kiểm tra chất lượng và hoàn thiện đóng gói.
- Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu.
- Xuất hàng từ Hàn Quốc về Việt Nam.
- ODM tiếp tục hướng dẫn khách hàng phối hợp với đơn vị dịch vụ để hoàn thành các bước nhập khẩu.
Những lỗi thường gặp khi làm giấy công bố mỹ phẩm Hàn Quốc
Thông tin giữa các tài liệu không đồng nhất
Tên sản phẩm, tên nhà sản xuất hoặc thông tin chủ sở hữu được viết khác nhau giữa các tài liệu có thể làm phát sinh bước kiểm tra hoặc chỉnh sửa.
Chốt artwork quá sớm
Bao bì được in hàng loạt trước khi nội dung được kiểm tra có thể dẫn đến việc phải xử lý lại nhãn nếu phát hiện thông tin chưa phù hợp.
Không kiểm tra INCI cuối cùng
Sản phẩm qua nhiều lần chỉnh mẫu có thể thay đổi một số thành phần. Vì vậy, tài liệu dùng để chuẩn bị công bố phải dựa trên công thức cuối cùng được xác nhận để sản xuất.
Chỉ tìm công ty dịch vụ sau khi hàng đã xuất
Đây là cách làm khá bị động. Thương hiệu nên để công ty dịch vụ tại Việt Nam kiểm tra hồ sơ trước khi hàng được xuất khỏi Hàn Quốc.
ODM giúp thương hiệu giảm những công việc nào?
Một thương hiệu mới có thể gặp khó khăn khi phải cùng lúc tìm nhà máy, phát triển công thức, đặt chai lọ, thiết kế bao bì, kiểm nghiệm, chuẩn bị giấy tờ và tìm đơn vị vận chuyển.
ODM giúp gom các công việc này thành một quy trình được quản lý thống nhất tại Hàn Quốc.
Khách hàng tập trung vào chiến lược thương hiệu và thị trường, trong khi ODM trực tiếp phối hợp với các nhà máy và đối tác để:
- Lên kế hoạch sản phẩm.
- Nghiên cứu trend.
- Tư vấn công thức.
- Làm và điều chỉnh mẫu.
- Quản lý bao bì.
- Quản lý sản xuất.
- Hỗ trợ kiểm nghiệm.
- Chuẩn bị hồ sơ phía Hàn Quốc.
- Hoàn thiện chứng từ.
- Tiến hành xuất hàng.
Xem thêm: Công Bố Mỹ Phẩm Nhập Khẩu Từ Hàn Quốc
Sau khi xuất hàng ODM có còn hỗ trợ không?
Công việc của ODM không kết thúc ngay khi container hoặc lô hàng rời Hàn Quốc.
Sau khi xuất hàng, ODM tiếp tục hướng dẫn doanh nghiệp những tài liệu cần chuyển cho đơn vị dịch vụ tại Việt Nam và phối hợp xử lý nếu phía Việt Nam cần bổ sung hoặc xác nhận thông tin từ nhà sản xuất.
Đối với thủ tục nhập khẩu và làm giấy công bố mỹ phẩm tại Việt Nam, doanh nghiệp nên thông qua công ty dịch vụ chuyên môn tại Việt Nam. ODM sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình liên quan từ phía Hàn Quốc và phối hợp cung cấp hồ sơ để các bên xử lý thuận lợi hơn.
Kết luận: Làm giấy công bố mỹ phẩm nên được xem là một phần của kế hoạch sản xuất
Đối với mỹ phẩm gia công tại Hàn Quốc, làm giấy công bố mỹ phẩm không nên được tách thành một công việc riêng chỉ thực hiện khi sản phẩm đã sản xuất xong.
Cách triển khai hiệu quả hơn là chuẩn bị sản phẩm, hồ sơ và kế hoạch nhập khẩu song song ngay từ đầu.
ODM tại Hàn Quốc đóng vai trò kết nối và quản lý từ nghiên cứu xu hướng, tư vấn công thức, sản xuất mẫu, lựa chọn chai lọ, in ấn bao bì, kiểm nghiệm, chuẩn bị hồ sơ pháp lý đến xuất khẩu. ODM không chỉ là trung gian giới thiệu nhà máy mà trực tiếp làm việc với hệ thống nhà máy để sản phẩm được hoàn thiện theo kế hoạch của thương hiệu.
Tại Việt Nam, doanh nghiệp tiếp tục làm việc với công ty dịch vụ chuyên về công bố và nhập khẩu mỹ phẩm. Khi cần tài liệu từ Hàn Quốc, ODM sẽ phối hợp với nhà máy và các đơn vị liên quan để hỗ trợ cung cấp, điều chỉnh và hướng dẫn từng bước sau khi xuất hàng.
Sự phối hợp sớm giữa ODM Hàn Quốc và đơn vị dịch vụ Việt Nam giúp thương hiệu chủ động hơn về hồ sơ, hạn chế việc chỉnh sửa sau sản xuất và tạo nền tảng thuận lợi để đưa mỹ phẩm mang thương hiệu riêng ra thị trường.
